Si les premiers ordinateurs datent des années 1940, le développement de l’informatique n’a fait que s’intensifier dès lors jusqu’à nos jours. Aujourd’hui, les services informatiques des entreprises jouent un rôle fondamental. En effet, ils se situent au carrefour de l’ensemble des activités de l’entreprise. Le système d’information a vocation à rendre les processus plus performants et cohérents, dans un environnement toujours en mutation. C’est pourquoi le rôle du chef de projet informatique est devenu clé au sein des organisations.
Découvrons ensemble comment implémenter une méthodologie de gestion de projet informatique efficace. Faisons le plein de bonnes pratiques !
Qu’est-ce qu’un projet informatique ?
La plupart du temps, un projet informatique implique une évolution du système d’information de l’entreprise. Et il existe de nombreux types de projets très différents. Chaque service de l’entreprise peut donc être impacté. Par exemple, le service des ressources humaines peut avoir besoin de faire évoluer son logiciel RH. De son côté, le département commercial apportera des améliorations à son CRM ou à son outil de gestion. D’autres projets seront plus transversaux, comme l’implémentation ou l’évolution d’un ERP, logiciel de facturation, un intranet/extranet, une plateforme collaborative…
Avant toute chose, le projet informatique répond à un objectif précis pour l’organisation. Cet objectif est daté et le projet est donc limité dans le temps. Par ailleurs, il mobilise des ressources pour concevoir une réponse à l’objectif fixé, et il prévoit des livrables.
Quels sont les enjeux de la gestion de projet informatique ?
Les enjeux du project management sont multiples ! L’informatique est aujourd’hui tellement imbriquée dans les processus du quotidien qu’un simple changement localisé peut avoir des impacts collatéraux.
Lorsque l’on gère un projet, les risques peuvent être les suivants :
- Interruption de service ;
- Perte de données lors du passage d’un système à l’autre ;
- Ne pas répondre aux attentes ou risque de baisse de performance.
Il est donc nécessaire de travailler rigoureusement avant la mise en service du nouveau logiciel ou de l’évolution apportée. La conduite du changement n’est jamais spontanément évidente et changer les habitudes peut parfois être périlleux. C’est pourquoi, faire travailler les équipes ensemble, en supprimant les silos, est une des clés du succès. Il faudra en effet obtenir et maintenir, tout au long du projet, une vision holistique. Cela permettra de bien prendre en compte tous les tenants et aboutissants du projet. Avoir une bonne évaluation des impacts à tous les niveaux est en effet indispensable.
Par ailleurs, on veillera à toujours penser utilisateur pour guider les choix et les décisions.
Comment bien gérer un projet informatique ?
Alors comment le chef de projet doit-il s’organiser pour mener à bien son projet informatique ?
La gestion de projet ne s’improvise pas. Il existe des méthodologies et des bonnes pratiques éprouvées. INESIUM propose d’ailleurs à ce sujet des formations ITIL ® 4 à la pointe pour vous aider.
Comment est constituée l’équipe projet ?
L’aboutissement d’un projet est rarement le fruit d’une seule et même personne mais celle d’une équipe. Cette dernière est constituée de plusieurs intervenants ayant des rôles différents.
- Le donneur d’ordre : il est également appelé Maître d’Ouvrage. C’est lui qui fixe les attendus du projet et qui veille au bon déroulement du projet.
- Le chef de projet : c’est le pilote du projet. Il porte la responsabilité du respect des objectifs et des délais.
- Les autres membres de l’équipe : leur rôle dépend de la nature du projet et de son contexte.
- Le Maître d’Œuvre. Il peut s’agir de l’équipe projet elle-même ou de l’entreprise/du professionnel chargé de conduire les travaux opérationnels.
Les étapes de la gestion de projet
Chaque projet doit répondre à des exigences de qualité, de coût et de délai.
H4 : La première étape concerne le cadrage
Cadrer le projet permet de bien définir les objectifs et de savoir ce qui doit être traité ou non. On définit alors les livrables concernés.
Deuxième étape : constitution de l’équipe projet
En fonction des premières analyses, le chef de projet constitue son équipe qui devra livrer le projet. La gestion des ressources sera une préoccupation permanente.
Troisième étape : la planification
Il s’agit alors de découper le projet et de planifier ses différentes phases. C’est ici qu’intervient également la répartition des rôles au sein de l’équipe et les modes de communication entre parties -prenantes.
Quatrième étape : la conception
Dans cette étape, on entre dans le cœur du sujet par une analyse poussée des besoins et de l’existant. On l’appelle l’analyse fonctionnelle. C’est en quelque sorte un diagnostic. Elle permet en effet de fixer le point de départ pour mesurer le chemin à parcourir pour arriver à l’objectif.
Cette analyse doit mener ensuite à la rédaction d’un cahier des charges et au chiffrage précis du budget.
Cinquième étape : la réalisation du projet
C’est généralement la plus longue des étapes. Elle est ponctuée de réunions de travail, de comités de pilotage, de points d’avancement et de temps de travail individuels. L’approche agile doit permettre une conduite de projet optimisée. On entre ici dans une étape opérationnelle où l’on produit les services. L’équipe et la MOE mettent ensuite en place des tests et recettes pour s’assurer du bon fonctionnement avec les gestionnaires. Le recettage s’intéresse tout particulièrement à l’expérience utilisateur. Une fois cette étape validée, il est temps de documenter les évolutions, de rédiger les spécifications techniques. Puis on procède à la livraison, à la mise en service.
Sixième étape : rodage et appropriation des changements
C’est une étape délicate où tout peut encore basculer. Pour accompagner le changement, il est souvent nécessaire d’assurer une formation, parfois du coaching. Le SAV du projet doit se poursuivre encore quelques temps pour que ce dernier soit pleinement opérationnel.
Dernière étape : bilan et pilotage
Tirer un bilan du projet est une étape qu’il ne faut pas oublier. On mettra alors en place des tableaux de bord pour un suivi des KPIs (indicateurs clés de performance). Ces derniers permettront d’adopter une posture d’amélioration continue même après la fin du projet.
Les compétences du chef de projet
Le management de projet fait appel à des compétences transversales et une gestion agile pour piloter l’activité et respecter les échéances. Le chef de projet doit avant toute chose être bien organisé. Il doit aussi faire preuve de curiosité, d’initiative et de leadership pour animer et motiver l’équipe. Communiquer, défendre ses idées pour faire avancer le projet, sont des qualités requises.
Les outils du chef de projet
Voyons maintenant quels outils et logiciels de gestion utilise le chef de projet pour le suivi du projet. Il en existe bien sûr une multitude et nous ne nous amuserons pas à tous les lister ici. En voici juste quelques exemples.
Pour travailler en équipe, partager les informations et les consigner, il est recommandé d’utiliser un tableau de bord et des outils collaboratifs. Ils facilitent la communication, permettent de gérer les plannings et font gagner en productivité. Des outils de gestion de projets ou de gestion des tâches tels que TRELLO sont parfaitement adaptés pour la méthode Kanban. A contrario, avec la méthode Scrum, on privilégiera l’outil JIRA. Mais on peut aussi citer MONDAY ou WRIKE. ASANA permet également d’organiser et de planifier les sprints en méthode Agile.
Pour aller plus loin, il est aussi possible de mettre en place une messagerie collaborative comme SLACK ou MATTERMOST si l’on préfère une solution open-source.
Le chef de projet peut également utiliser des outils de gestion de projet. Nous vous conseillons d’utilsier le diagramme de GANTT ou le PERT, voire d’autres diagrammes pour visualiser l’enchaînement des tâches sur un planning.
En conclusion, la gestion de projet informatique, pour être réussie, fait appel à des compétences et des méthodes bien spécifiques. En effet, accompagner la transformation digitale nécessite curiosité, esprit d’initiative et sens de l’organisation. Le travail collaboratif est au cœur des projets. Encourager la vision holistique au sein des organisations permet de gagner en efficacité et en compétitivité.
De plus en plus, les méthodes Agiles s’imposent avec l’avantage de livrer les fonctionnalités à grande valeur ajoutée plus rapidement. Elles permettent donc de supprimer « l’effet tunnel » des projets qui s’éternisaient sans visibilité sur leur aboutissement. Ainsi, face à un monde qui évolue toujours plus rapidement, les approches DevOps, CI/CD répondent aux besoin d’amélioration continue.